返信用封筒を使う際、一般的に宛先に記載されている「行」を二重線で消し、「様」または「御中」に訂正します。
この手順を行う上で、いくつかのポイントに注意が必要です。
「行」を消す際の二重線の引き方：縦、横、斜めのどれでも可能ですが、最適な方法は何でしょうか？
- 縦書きと横書きの封筒で消し方が異なるのかどうか？
- 書き換える際、「様」か「御中」のどちらを選ぶべきか？
- 差出人の名前の記入や、裏面の〆マークは必要かどうか？
本記事では、これらの疑問に応じて、返信用封筒の正しい使い方について詳しく説明します。
返信用封筒の「行」の消し方：縦、横、斜め、どの線を引くべき？
返信用封筒で「行」と記された部分は、二重線で訂正するのが一般的です。
この訂正方法には複数の選択肢があり、どの方法が最適かは一概には言えません。
- 文字が縦書きの場合は縦線を、横書きの場合は横線を使用して消します。
- 縦横に関わらず、一貫して横線で訂正する方法もあります。
- 1文字だけの場合は斜線を引き、複数文字がある場合は、縦書きなら縦線、横書きなら横線を引くことが多いです。
訂正する際には、文字の流れに沿って線を引くと、視覚的にも美しい仕上がりになります。
実際、以前私が勤めていた会社では、特に複数文字を訂正する際には、この方法（3）が頻繁に使用されていました。
たとえば、「行」という1文字を訂正する際には、縦の線で消すと見づらくなる可能性があるため、より視認性の高い斜線が選ばれることがあります。
文字数が増えるとこの問題は解消されるため、文字の配置に応じた線で訂正することが一般的です。
重要な文書では、定規を用いて整った線を引くことが推奨されています。
しかし、返信用封筒の場合は、手書きでも綺麗に平行線が引けるように注意しましょう。
返信用封筒の記入ガイド：縦書きと横書きの違いと敬語の使い方
返信用封筒を記入する際には、縦書きと横書きの文書で文字の流れが異なるため、それぞれの形式に合わせた記入方法を選ぶことが重要です。
- 縦書きの場合：文字は上から下へ流れ、列は右から左へ進みます
- 横書きの場合：文字は左から右へ流れ、行は上から下へ進みます
敬称の使い分けと位置
・法人や組織宛：「御中」を使用し、例えば「〇〇株式会社 御中」や「〇〇株式会社 ××課 御中」と記入します。
・個人宛：「様」を使用し、「〇〇株式会社 〇〇様」のように記入します。
担当者が不明な場合は「ご担当者様」と記述します。
・敬称は一つだけで足り、会社名の後に「御中」を重ねる必要はありません。
・縦書きでは「行」を消した箇所の左か下に、横書きでは右か下に敬称を記入します。
返信用封筒の裏面の記入
・縦書きでは左下に、横書きでは右下に差出人情報を記入するのが一般的です。
・ビジネス文書では所在地、会社名、部署名、担当者名を記入し、プライベートな文書では住所と氏名を記入します。
プライベートな場合、内容や返信する相手に応じて省略も可能です。
注意点
・社名入りの返信用封筒を使用する場合、表面の印刷された情報はそのままにし、修正や削除を行わないことが礼儀です。
・裏面に差出人の詳細を記入し、何らかのトラブルで配達ができない場合に備えて返送先を明確にします。
これにより、送り主や担当者が速やかに特定されることが期待されます。
返信用封筒の「〆」マークの意味と使い方
返信用封筒に「〆」マークを記入することは、封筒を親展扱いとするためのものです。
このマークは、封筒を宛名の人以外が開封しないよう指示する役割を持ちます。
- 個人宛の手紙では、内容に応じて「〆」マークを利用する場合があります。
- 一方でビジネス文書においては、「〆」マークの使用は避けた方がよいでしょう。
企業での使用においては、たとえ宛名が個人名であっても、その人が高い地位にある場合、秘書や部署のアシスタントが文書を開封するのが普通です。
そのため、「〆」マークがあると、本人以外が開封することができず、不便を生じさせることがあります。
まとめ
返信用封筒の「行」の消し方や「様」「御中」への書き換えに厳密なルールは存在しません。
これらの習慣は、一般的な文書の流れやマナーによって形成されています。
決まりごとがないために、間違いということもありません。
最も大切なのは、文書を受け取る人がスムーズに理解し、不快感を持たないように配慮することです。
